중소기업용
그룹웨어인 KMS입니다. 중소기업용 전자결재 기능을 갖춘 그룹웨어를 도입하기에는 현재 시판되고 있는 시스템이
고가인데다, 별도 서버와 서버운영자가 필요한만큼 중소기업에서 그룹웨어를 손쉽게 도입하기는 어렵습니다.
(주)가람아이앤씨는 이러한 중소기업의 요청에 부응하여 중소기업용 그룹웨어 솔루션인
KMS(Karam Messaging System)을 개발하여 기가로와 함께 공급합니다. 서버운영자가 필요없는 "Ready-Made Server 기가로(GIGARO)"의 운영 효율성을
100% 유지한 GIGARO-KMS를 통해 고객께서는 플러그 앤 플레이(Plug & Play) 서버의 용이성을 경험하실 수 있을
것입니다.
그리고, GIGARO-KMS가 제공하는
각종 편의성과 중소기업에 적합한 다양한 기능을 통해 본격적인
그룹웨어를 도입하기에 앞서 사내 메시징 시스템 및 지식관리의 효용성을 사전 점검할 수 있는
효과적인 기회를 드릴 것입니다.
GIGARO-KMS는
전자결재 기능을 포함한 사내메시징과 사내게시판 기능을 주요기능으로
하는 소규모 그룹웨어 시스템입니다.
기가로의 사용자로
등록된 회사 내의 인력을 부서별로 등록시킨 후 공용 메뉴와 부서별
메뉴구성이 가능하며, 각 부서별로 게시판을
생성하거나, 부서별 자료게시판, 부서별 자료실 등을 구현하실 수 있습니다.
또한, 명함관리(개인/공용), 공용
일정관리, 사내 설문조사, 북마크, 전자앨범 등의 기능을 제공합니다.
추가로 웹메일(GIGARO-WEBMAIL)을 구매하시면, KMS화면에 포함되어 편리하게
이용하실 수 있습니다. GIGARO-WebMail은 기존 POP3 Mail과 동시에 사용하실 수 있습니다.
기타 자세한 GIGARO-KMS의 기능 및 사용설명은 아래의
"KMS 매뉴얼 보기"와 "KMS 데모 보기"를 참고해 주시기 바랍니다. (KMS데모 내용에는 WebMail 데모도 포함되어
있습니다.)
가. 회사대표와 사원 간의
의사소통
사원이 10명만 넘어가면 사내 의사소통의 문제가 생깁니다.
사장님 입장에서는 동시에 여러 가지 일이 생길 때 각각을 기억하여 챙기기가 쉽지 않습니다.
최종 보고자의 보고 외에 회사 전반에 돌아가는 상황을 구체적인 내용까지 알기가 쉽지 않고, 특히 말단 사원의 의견이나 생각을 회사대표가
가감없이 읽기가 쉽지 않습니다.
나.
온라인게시판
보통 사원 간의 의견 개진의 장을 만들기 위해서 회식자리를 마련하기도 하지만, 보다 진솔한 감정과 실질적인 의견의 장은
온라인 게시판만 한 것이 없고, 또 최근 젊은이들이나 직장인들에게 보편적으로 사용되는 수단이므로 회사 업무에 적극적으로 도입의 필요성이
있습니다.
예를 들어 연말에 회식장소 정하는 일 하나만 보더라도 일방적으로 정하지 않고 전체 사원의 의견을 수렴하는 방법이라는 게 문서로 만들어
회람하는 것 외에 달리 방법이 있을 수 없지만, KMS의 설문조사 기능을 이용하면 이러한 작업이 순식간에 가능해집니다. 이러한 것이 바로 전자적
업무의 효용입니다.
다. 회사업무 통계 및
집계
중소기업의 경우 각종 휴가사용 및 구매품의 등 사내 보고 및 결재 수단을 문서화하지 않고 구두로 진행하기가 쉬워서
필요한 때에 정확히 집계하거나 통계를 낼 수가 없습니다.
특히 각종 품의의 경우 언제 누가 해당 품의를 상신했는지 또는 해당 품의가 결재되었는지를 검색하고자 할 때 전자적인 수단이 아니고서는
순간 검색이 가능하지 않습니다.
또한 기업에서는 자주 일어나지 않는 업무의 경우 과거의 사례를 찾아서 그에 준하여 집행하기 쉬운데 이러한 업무들이 제대로 문서적으로
보관되어 있지 않다면 그때마다 문서를 찾아서 사례를 기억해 내기란 쉽지 않을 것입니다.
라.
전자결재
또한 KMS의 전자결재를 이용하면, 각종 보고서나 품의 결재 등의 사내 업무를 전자식으로 즉시 개편할 수 있고, 간단한
참조인으로 클릭하는 것만으로 해당 업무에 관련된 사람들에게 송부할 수 있어 업무에 동시성이 부여되어 이러한 시간적인 절약이야말로 업무신속성에
가장 큰 효율이라 할 수 있습니다.
더구나, 결재라인에 따라 해당 결재자의 사내유무에 따라 결재는 시간이 지체되기 마련이지만, 온라인 결재를 이용함에 따라 결재자는
인터넷공간 어디서든지 해당 업무를 집행할 수 있어서 사내 업무의 효율성을 제고하는 측면에서 전자결재만큼 중요한 것은 없을
것입니다.
항상 결재문서를 작성하는 것은 쉽지 않지만, 자잘한 사내 업무라도 전자적으로 보고서를 간략하게 작성하는 것은 회사대표의 의지만 있다면
업무문화를 바꾸는 일이 얼마든지 가능한 일입니다.
전자적 업무 전환이 가져오는 효율성 중 중요한 한 가지는 업무 프로세스에서 누가 어떤 결정을 내렸는지 또는 누가 얼마만큼의 업무지연을
가져왔는 지 등에 대해 변명의 여지가 없이 정확한 파악이 가능하다는 것입니다. 말단 사원이라도 정확하게 매일 전자보고를 해 왔다면 최종 결재자에
대한 상사의 허위보고나 인위적인 조작이 불가능한 것이 바로 전자시스템인 것입니다.
또한 전자적 시스템의 장점은 시점 파악과 업무의 책임소재를 명확히 할 수 있다는 점이며, 업무 요청 및 지시사항을 정확히 공유할 수
있어서 말을 바꾸어 책임을 회피하려는 관행을 일시에 중지시킬 수 있는 장점이 있습니다.
회계관리나 수금 및 판매 일보 등 회사의 주요 업무에 대해 해당 사원들의 각개 업무 이력 관리를 시행할 수 있어서 오류나 부정의 소지를
없앨 수 있어서 회사대표의 신뢰성 있는 업무감찰이 가능합니다.
마. 회사의 미래를 위한
준비
현대사회는 어떤 기업이라도 전자적 업무 시스템을 주요한 수단으로 삼고 있습니다. 기업이 성장하는 과정에서 가능하면 이른
시기부터 전자적 시스템이 업무에 반영되어 익숙해지는 것이 생존경쟁력을 높이는 투자일 것입니다.
이러한 필요성에도 불구하고 대부분의 중소기업이 섣불리 그룹웨어 도입을 못하는 것은 수백만원 대의 시스템 가격과 별도 서버시스템 뿐만
아니라, 서버 운영을 위한 전문 운영자를 필요로 하는 등 여러 가지 요인이 겹쳐있기 때문입니다.
이같이 그룹웨어 시스템을 도입하는 것은 현실적으로 막대한 경제적 투자를 요구하기 때문에 선뜻 도입시기를 앞당길 수는 없습니다. 즉,
전자적 기업문화를 사원들에게 체득시키기 위해 하시라도 빨리 전자시스템을 도입하기 위해서는 회사대표의 재정적 결단이 필요하기
마련입니다.
(주)가람아이앤씨는 이러한 중소기업인의 어려움을 보안하기 위해 기가로와 KMS 시리즈로 도입가 및 운영비용을 획기적으로 낮춤으로써 경제적
난관을 제거하였습니다.
향후 보다 회사 업무에 더 조율된 본격적인 그룹웨어 시스템을 도입하기에 앞서 GIGARO-KMS를 구매하여 전사적인 전자업무시스템의
토양을 준비하고 사원들의 전자적 마인드를 제고하도록 유도할 수 있는 가장 비용효율적인 수단이 바로 GIGARO-KMS입니다.
GIGARO-KMS는 당사가 지난 3년 간의 실제 업무적용 등의 제품 개선작업을 거쳐 제작된 것으로 향후 지속적인 업그레이드를 제공할
예정입니다. 국내의 수많은 중소기업인들에게 전자업무의 대명사가 되고자 하는 것이 당사의 의지입니다.
중소기업용
그룹웨어인 KMS입니다. 중소기업용 전자결재 기능을 갖춘 그룹웨어를 도입하기에는 현재 시판되고 있는 시스템이
고가인데다, 별도 서버와 서버운영자가 필요한만큼 중소기업에서 그룹웨어를 손쉽게 도입하기는 어렵습니다.
